Administración de edificios
Una buena administración de edificios requiere de una persona capacitada en diversas disciplinas. Algunas son la correcta resolución de conflictos, la administración eficiente de los recursos que suelen ser limitados y la optimización de los mismos.
Así como también es fundamental tener conocimientos sobre la legislación aplicable en la administración de un edificio, para cumplir con la ley al momento de ejercer como administrador y sobre todo, conocimiento sobre lo que dice el reglamento de propiedad del consorcio.
Generalmente este tipo de labor se desarrolla en grandes ciudades donde las posibilidades de generar este tipo de trabajo crecen constantemente debido a la alta demanda de edificios.
Pero también aumentan las exigencias en torno a personas con conocimientos sobre disposiciones legales sobre la temática y con las habilidades necesarias de gestión para asumir circunstancias imprevistas.
De esta forma el administrador se vuelve una figura sumamente importante para una correcta administración de los edificios, debido a la complejidad de información que debe manejar para realizar una correcta gestión.
Disciplinas a dominar para administrar un edificio
El administrador de un consorcio no se limita a cobrar expensas y pagar servicios, su función va mucho más allá, se ocupa de dirigir, administrar y representar a la comunidad consorcial, con lo cual dentro de sus tareas debe conocer, atender y entender conceptos de variada índole.
A continuación veremos los aspectos más importantes que conlleva una correcta administración de edificios y que un administrador debe conocer para realizar correctamente su labor:
Conocimientos jurídicos
Conocimientos sobre la normativa aplicable al régimen de consorcios, de propiedad, de derecho ambiental, comercial, contractual y laboral. Así como también es sumamente importante conocer las disposiciones del Reglamento de Propiedad.
Prevención de los riesgos
Prevenir los riesgos incluye la evaluación de los posibles circunstancias, daños y situaciones conflictivas que puedan surgir y amenazar la convivencia, así como también abarca los seguros que son necesarios contratar para cubrir posibles contingencias.
Materia contable e impositiva
La gestión de las cuentas del edificio es esencial y quizás uno de los aspectos más relevantes. El administrador debe estar al tanto de las entradas de dinero, de la percepción de las expensas y de los gastos de administración.
También conlleva tener conocimiento de los gastos que permiten el mantenimiento de la edificación y de los impuestos que se deben abonar por el ejercicio de la actividad, así como las rentas a la propiedad.
Conocimientos técnicos
Otro tipo de información que refiere a la obra en si misma, se trata de la luz, el gas, la provisión de agua, no necesariamente para arreglarlos si no funcionan correctamente, si no para poder gestionar su óptimo funcionamiento y contratar los profesionales adecuados que puedan solucionar posibles inconvenientes.
¿Cómo administrar un edificio?
La gestión de un consorcio requiere de múltiples tareas que van desde cobrar los gastos comunes, pagar las cuentas de la comunidad, realizar el mantenimiento de ascensores y espacios comunes, contratar a personal de limpieza, pagar a los conserjes y hasta comprar los artículos de limpieza del mes.
Las funciones del administrador varían de acuerdo a lo establecido previamente en el reglamento de propiedad y de acuerdo a las disposiciones legales aplicables, puede llegar incluso a permitirse que pueda aplicar multas a los vecinos que no cumplan con las disposiciones del reglamento o convivencia.
La administración de un consorcio no es una tarea sencilla, se hace compleja debido a la amplitud de funciones y debe ejercerse con suma responsabilidad, ya que es una tarea que acarrea posibles sanciones para quien la ejerce.
El administrador debe responder a malas gestiones y por ello es necesario conocer cuales son las formas más eficientes de ejercer su función.
Claves de una buena gestión
A continuación se detallaran los indicadores a tener en cuenta para saber si existe una buena administración:
Cuentas al día
Los gastos comunes son para pagar las cuentas del edificio, como luz, agua, gas, mantenimientos y todo aquél que permita el funcionamiento del edificio. Especialmente es necesario el pago de los seguros, ya que en caso de accidentes, esto cubrirán los daños que se puedan causar.
Gestión transparente
La administración de las cuentas del edificio conlleva una gran responsabilidad. Llevar adelante los gastos y tomar decisiones sobre en que se va a gastar y en que no, es un gran poder que debe ser avaluado de forma constante. Una buena administración se traduce en ser transparente, lo que permitirá generar confianza en los administrados.
Contar con un asesor legal externo
Es recomendable que el asesor legal de la comunidad ejerza sus funciones de forma independiente al administrador, sobre todo para evitar conflictos de intereses. Las tareas de un abogado para la revisión de contratos legales o la supervisión de los contratos del personal, o cualquier otra consulta legal de forma independiente al administrador.
Guardar un respaldo de los gastos
Darle a la comunidad la posibilidad de poder controlar los gastos esta muy relacionada con la transparencia de la gestión de la administración. Esto funciona al dejar constancia, por parte del administrador, de los gastos realizados, las facturas pagadas y los presupuestos de los servicios contratados.
Desafíos de administrar edificios
La administración de edificios es una tarea compleja, que se ha profesionalizado debido a las múltiples funciones que realiza el administrador y que hacen que sus tareas abarquen numerosas y diversas materias.
Son múltiples los desafíos a los que se enfrentan los administradores y entre ellos los más relevantes que podemos mencionar son:
- La resolución de conflictos de convivencia entre los vecinos.
- El mantenimiento de las condiciones del edificio, sobre todo de los espacios comunes y de cada unidad funcional.
- Gestionar las cuentas comunes con recursos mínimos provenientes de las expensas.
- Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente, junto con el reglamento de propiedad.
Una correcta gestión implica que el administrador deba conducir hechos, adoptar decisiones, resolver problemas, planificar, dirigir, controlar y coordinar todos los servicios que permitan el buen funcionamiento del edificio.