Modelos de presupuestos para tu negocio
Los modelos de presupuestos son una herramienta importante para cualquier negocio que ofrezca servicios profesionales. Prever su redacción y forma de presentación es fundamental para el éxito de cualquier emprendimiento. Uno de los instrumentos que la propia costumbre comercial impone a cualquier empresario.
Utilidad de un presupuesto
Es común que los consumidores consulten las ofertas de distintos proveedores y las comparen antes de elegir y quedarse con una opción. El presupuesto comercial es un instrumento de orientación muy valorado por las personas.
Cada vez que presentas un presupuesto a un hipotético cliente muestras transparencia y creas confianza en tu negocio. Es una tarea que consiste en estimar los costes de un proyecto o un encargo con el fin de convencer al cliente para llevarlo a cabo.
Cobrar su elaboración
Muchos comerciantes suelen cobrar por un presupuesto, pero la mayoría de los clientes lo ven como un servicio básico, por lo que podrían rechazarlo solo por es. Si bien es legítimo exigir una compensación por él, puesto que en ocasiones requieren una planificación exhaustiva y cálculos detallados.
Establecer una cifra no es fácil, pero puedes orientarte por los gastos que te genera prepararlo. Algunos sectores, calculan el coste en función de la mano de obra, el tamaño de la reparación y si requiere desplazamiento. Otra opción pasa por fijar un porcentaje del precio total.
En cualquier caso, es recomendable que el importe del presupuesto solo se cobre si el cliente no lo acepta.
Características del acuerdo
Un presupuesto es un instrumento con el que los empresarios compensan las posibles variaciones en los precios de sus proveedores. Si no se incluye ningún plazo, se entiende que tiene validez sin límite y el cliente podría exigir las mismas condiciones en el futuro.
Será necesario fijar fechas de validez y considerar factores no financieros para su fijación, como por ejemplo las variaciones estacionales o los cuellos de botella en la cadena de proveedores en días festivos.
Los presupuestos son documentos informativos, adquieren carácter obligatorio cuando el cliente lo acepta, para pasar a ser un contrato con obligación de cumplimiento.
En caso de que la ejecución de la obra se alargue por razones ajenas al cliente, el empresario no podrá exigir un precio mayor al estipulado en el contrato, a no ser que haya incluido una cláusula que especifique el precio por día una vez finalizado el plazo inicial acordado.
Si durante la ejecución se dan imprevistos que modifiquen lo estipulado en el presupuesto, ambas partes deberán dejar constancia de lo que acuerdan en lo que respecta a los plazos o a los cambios materiales, ya sea por la calidad o la cantidad.
Modelos de presupuestos
A continuación te mostramos dos formas de realizar presupuestos para tu negocio:
Presupuesto estimado
Resulta útil al inicio de la relación y en caso de que no sea capaz aún de garantizar el coste de los materiales, o si no está seguro acerca de la magnitud del trabajo.
Ofrece una indicación de los costes esperados, basándose en información general y aproximativa. Una propuesta que puede incluir fechas de entrega, términos y condiciones, además de las posibles fechas de pago.
Presupuesto fijo
Se trata de un presupuesto exacto para el trabajo ofrecido, por lo que no se puede cambiar una vez que el cliente lo acepta. Incluye información más detallada acerca de los requisitos del proyecto.
Tendrá validez durante un periodo de tiempo limitado, tras el cual se considerará que ha expirado. Aquí ya hablamos de un contrato legalmente vinculante con el cliente
Formatos escritos
Ofrecer un presupuesto fijo o estimado de forma escrita es fundamental por las siguientes razones:
- Ayuda a resolver posibles malentendidos o disputas. Cualquier acuerdo al que se haya llegado verbalmente es difícil de demostrar.
- Demuestra un alto nivel de profesionalidad, ya que genera confianza y seriedad.
- Se trata de un documento estandarizado, que elimina las molestias de empezar de cero con cada nueva propuesta de trabajo.
- Permite llevar registros precisos, cuando una empresa crece, existe el riesgo de perder la pista de los clientes o de los detalles de cada proyecto, nada eficiente para un negocio.
Información que no puede faltar
El propósito final de un presupuesto es exponer una proyección realista y de forma clara e íntegra, todos los datos del proyecto. No pueden faltar:
- Descripción del trabajo a realizar y su alcance.
- Tiempo que previsiblemente durará.
- Valor de los costes y el servicio.
- Periodo de validez.
- Forma y condiciones de pago.
- Servicios no incluidos, impuestos, proveedores, descuentos o anticipos.
- Cargo por el presupuesto si se ha acordado.
- Fecha de emisión.
- Datos de identificación de la empresa.