Tabla contenidos


  1. Análisis de viabilidad del proyecto
  2.  Planificación
  3. Ejecución
  4.  Seguimiento y control
  5. Cierre del proyecto

5 pasos para la gestión de proyectos

5 pasos para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr los objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los parámetros acordados en base a entregas finales que están restringidas a una escala de tiempo y presupuestos finitos. Ahora bien, ¿Qué pasos debemos seguir para llevar a cabo un proyecto?. En esta nota te contamos los 5 pasos para la gestión de proyectos. 

El ciclo de vida de la gestión de proyectos se compone por cinco fases: inicio (análisis de viabilidad del proyecto) , planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. 

1.Análisis de viabilidad del proyecto

El primer paso para llevar a cabo un proyecto ,se basa en realizar un análisis de viabilidad. Este constituye la fase inicial, donde el objetivo es estudiar las posibilidades del proyecto. En este punto se han de tener en cuenta las variables tiempo, recursos y coste.

El análisis de viabilidad del proyecto se constituye por las siguientes acciones:

  • Análisis previo del alcance del proyecto donde se especifican los objetivos y las limitaciones que tendrá.
  • Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.

El resultado final de esta fase es un plan de proyecto, que debe ser aprobado por todas las partes involucradas. Si el balance de todos los puntos contemplados por el estudio de la viabilidad es positivo, el proceso pasa a la segunda fase.

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2. Planificación

El objetivo de esta fase es crear un plan de proyecto, que especifique cómo se gestionará cada área durante la ejecución del mismo. Se establecerán hitos y fechas clave para cada etapa, junto con la fecha de finalización, así como las metas individuales del proyecto. 

Otro de los aspectos importantes a definir es la metodología de gestión de proyectos que será usada. Puedes elegir entre Agile, Scrum, Kanban, entre otras.

3. Ejecución

En la mayoría de los casos, aquí es donde el proyecto se vuelve visible para el mundo exterior. Comienza con una reunión de lanzamiento del equipo en la que se informa a todos sobre sus tareas y los detalles relevantes del proyecto. En esta  fase se debe crear entregables de calidad. 

Al  Project Manager, le corresponde asignar los recursos correctos y mantener a los miembros del equipo enfocados en sus tareas. Esto también significa que el éxito de la fase de ejecución del proyecto depende de qué tan minucioso haya sido en la fase de planificación del proyecto.

 Esta fase comprende las siguientes actividades : 

  • Ejecución de tareas: Se deben monitorear las tareas dentro del marco del  tiempo especificado.
  • Gestión del cronograma: La gestión adecuada traza un camino para mantener el progreso de las tareas, prioridades, plazos y objetivos.
  • Control de costes: Se debe prever que no haya obstáculos en la ejecución que requiera inversión de más recursos
  • Gestión de calidad: Los entregables deben producirse a tiempo y dentro del presupuesto sin descuidar la calidad.

5 pasos para la gestión de proyectos

4. Seguimiento y control

Esta fase a menudo se superpone con la fase de ejecución. El seguimiento y control consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución real del proyecto. Esto nos mostrará si en realidad se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando las expectativas de calidad. 

De esta manera, se podrá tomar las medidas que se consideren oportunas para corregir los pequeños errores que pueden aparecer, y que pueden entorpecer el curso de nuestro proyecto. Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

  • Seguimiento de tareas y pautas planificadas.
  • Gestión del producto final.
  • Gestión de las incidencias futuras y que se han encontrado durante el proceso.
  • Y por último, generación de documentos e informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

En la última fase de la gestión de proyectos se presentan los entregables finales a las partes interesadas. Al igual que en otras etapas, es fundamental que todos los departamentos aprueben cada tarea.

Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El análisis de los fallos de nuestro proyecto hará que las decisiones futuras sean más realistas y seguras, donde se planteen mejoras para próximos proyectos y aprendizajes.

Las tareas por excelencia de esta fase son:

  • Hacer un cierre formal del proyecto de todos los elementos relacionados con este.
  • Realizar un backup o copia de seguridad del proyecto.
  • Analizar los resultados finales con las expectativas iniciales.
  • Y finalmente y muy importante actualizar la base de conocimiento.

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